Top

Course Administration Policy 2018

2018 Paddle Canada Course Administration Policy

Hello Paddle Canada Instructors,

As we get closer to paddling season (wahooo!), we wanted to provide you with Paddle Canada’s updated Course Administration Policy. Our goal in 2018 is to have courses submitted in the members database within 2 weeks of the course finishing, so that your participants receive their certifications as soon as possible. This will enhance customer service and certification release times. This is particularly important for Instructor courses.

Let’s make 2018 our best year yet!

REGISTRATION

A course/clinic is to be registered as early as possible and at minimum 12 hours in advance of start time. Members have the option during registration to select “advertise this course on the Paddle Canada website” which shows it publicly on the ‘Search For Courses’ pages of PaddleCanada.com. The earlier the better if you are wanting to fill spots publicly. A course registered after the course date, is not deemed ‘Sanctioned” and therefore not insured by Paddle Canada Insurance.

CANCELLING

A course/clinic may be cancelled at any time as long as the course/clinic is still at ‘Sanctioned’ stage and hasn’t been reported. Simply click the ‘Cancel’ button beside course name on the My Courses page.

REPORTING & CERTIFICATION

A course/clinic is to be reported within 2 weeks after the end date. Simply follow the ‘Report’ link beside the course you want to report and click the ‘Submit This Report’ button. After 1 month of a course being left unreported, it will be deemed ‘overdue’ and the member will be sent a reminder to fill in your participants names or clinic numbers and submit your report. Digital certifications (PDF) are added to a participants online account and emailed to them, only after the course is reported.

Note regarding required email address field:
We ask that members submit a valid participants email address in order to:

Access and view their account profiles and certifications (need a valid email to generate an encrypted password for the account)
Opt in or out of Paddle Canada mailing lists and future promotions and opportunities.

Therefore encourage all instructor members to do their best to obtain a valid email from each of their participants. When participant cannot provide a valid email, we suggest using their ‘first&[email protected]’ which acts as a dummy placeholder address to complete course report. This is not ideal though.

INVOICING

A course is invoiced immediately after the submission of the course report and the invoice is available for viewing, printing and payment via credit card under the ‘My Invoices’ menu. Invoices are considered ‘due upon receipt’ and are to be paid up until a maximum of 30 days from the invoice date. Reminder notices will be sent every two weeks to you until the invoice is paid. After 60 days of an unpaid invoice, a 2% interest per month late fee will be added to the invoice. Paddle Canada accepts Visa, MC and Amex. One or multiple invoices can be paid at once in one transaction. Alternatively a cheque can be mailed with copy of the invoice to our office and made payable to “Paddle Canada” PO Box 126, Station Main, Kingston, ON K7L 4V6.

UPDATING COURSE/CLINIC

A course/clinic still at ‘Sanctioned’ status, may be updated at any time. Only the following fields can be updated prior to reporting a course:

Country
Province
Instructor 1 – 6
Organizaton
Clinic Only checkbox
Scouts Canada group checkbox
Start and End Dates
On-Water Location
Theory Location
Additional Comments
Advertise this course on Paddle Canada website ON/OFF button

Fields not available for UPDATING are:
Course Stream
Course Type
Course Level (Name and Level)
Course Director

Note: to change any of these you will need to CANCEL the course/clinic and re-register it again.

An Invoiced or Completed course/clinic is not available for updating. To make any changes at this stage, members will have to contact the Paddle Canada office

Please bookmark the Steps to Creating and Reporting a Skills Course, Instructor Course and Clinics to assist you with the step-by-step instructions this season.

If you have any questions, feel free to contact Nathan Vatcher at the Paddle Canada Head Office ([email protected] or 1-888-252-6292 Ext 13)

—————————————————————————–

ENREGISTREMENT

Il faut enregistrer un cours/stage le plus tôt possible, et au minimum 12 heures avant le début du cours/stage. Lors de l’enregistrement, les membres ont la possibilité de sélectionner « Annoncer ce cours sur le site Web de Pagaie Canada » pour afficher le cours sur les pages « Rechercher cours » de PaddleCanada.com. Si vous souhaitez annoncer votre cours sur le site, mieux vaut le faire le plus rapidement possible. Un cours enregistré après la date de prestation n’est pas considéré comme « Approuvé » et, de ce fait, n’est pas assuré.

ANNULATION

Un cours/stage peut être annulé en tout temps, pour autant qu’il soit encore au stade « Approuvé » et qu’il n’ait pas encore fait l’objet d’un rapport. Il suffit de cliquer sur le bouton « Annuler » à côté du nom du cours, sur la page « Mes cours ».

RAPPORT ET ACCRÉDITATION

Il faut faire le rapport d’un cours/stage dans les deux semaines suivant la fin du cours/stage. Il vous suffit de suivre le lien « Rapport » à côté du cours dont vous voulez faire le rapport, puis de cliquer sur bouton « Soumettre ce rapport ». Si, un mois après la fin d’un cours, aucun rapport n’a été établi à son sujet, le cours sera considéré comme étant « en retard » et le responsable du cours recevra un rappel lui demandant d’indiquer le nom des participants ou les numéros de stage et de soumettre son rapport. Les accréditations numériques (PDF) sont ajoutées au compte en ligne des participants et transmises par courriel, seulement après que le rapport du cours ait été établi.

Note concernant le champ de l’adresse de courriel :

Nous demandons aux membres de soumettre une adresse de courriel valide pour leurs participants afin que ceux-ci puissent :

Avoir accès à leur profil et à leurs accréditations (un courriel valide est nécessaire pour créer un mot de passe crypté pour le compte)
S’inscrire sur les listes d’envoi de Pagaie Canada et s’en désinscrire, et choisir d’être tenu ou courant, ou non, des promotions et des occasions de Pagaie Canada.

C’est pourquoi il faut encourager les moniteurs à faire tout leur possible pour obtenir un courriel valide auprès de chaque participant. Si un participant n’est pas en mesure de fournir un courriel valide, nous vous suggérons d’établir une adresse sur le modèle suivant : pré[email protected] qui tiendra lieu d’adresse fictive pour compléter le rapport.

FACTURATION

Un cours est facturé immédiatement après la soumission du rapport de cours; il est possible d’accéder à la facture dans le menu « Mes factures » pour l’imprimer et la payer par carte de crédit. Les factures sont « payables sur réception » et doivent être payées dans les 30 jours suivant la date de facturation. En cas de non‑paiement dans les délais prescrits, vous recevrez un avis de rappel toutes les deux semaines jusqu’au paiement de la facture. Après 60 jours, une pénalité pour retard de paiement de 2 % par mois sera appliquée. Pagaie Canada accepte les cartes Visa, Master Card et Amex. Il est possible de payer plusieurs factures à la fois en une seule transaction, ou d’envoyer par la poste un chèque accompagné d’une copie de la facture et libellé à l’ordre de Pagaie Canada, à l’adresse suivante : C.P 126, Station Main, Kingston (ON) K7L 4V6.

MISE À JOUR DES COURS/STAGES

Un cours/stage au stade « Approuvé » peut être mis à jour en tout temps. Seuls les champs suivants peuvent être mis à jour avant l’établissement du rapport d’un cours :

Pays
Province
Moniteur 1 à 6
Organisation
Case « Stage uniquement »
Case « Groupe de Scouts Canada »
Dates de début et de fin
Lieu du cours sur l’eau
Lieu du cours théorique
Observations supplémentaires
Annoncer ce cours sur le site Web de Pagaie Canada
Bouton Activer/Désactiver

Les champs qui ne peuvent pas être MIS À JOUR sont :
Échelle des compétences du cours
Type du cours
Niveau du cours (nom et niveau)
Directeur du cours

Note : pour modifier l’un de ces champs, vous devrez ANNULER le cours/stage et vous ré‑inscrire.

Un cours/stage facturé ou complété ne peut pas être mis à jour. Pour effectuer un changement à ces stades, les membres doivent communiquer avec le bureau central de Pagaie Canada.

Become an Instructor

Over 3,000 Paddle Canada Instructors teach SUP, kayak and canoe courses to tens of thousands of people around the world every year.

Join Today

Become a Friend of Paddle Canada

Share your passion for paddling in Canada by becoming a member today.

Join Today